CONTRATO MARCO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS, LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE, SOPORTE TÉCNICO, IMPLEMENTACIÓN Y SERVICIOS CONTABLES
MONDRAGÓN & ASOCIADOS S.A.
Cédula jurídica: 3-101-785459
Domicilio: Paraíso, Cartago, Costa Rica
PRIMERA. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES
MONDRAGÓN & ASOCIADOS S.A., cédula jurídica 3-101-785459, sociedad domiciliada en Paraíso de Cartago, Costa Rica, en adelante denominada EL PROVEEDOR;
Y por otra parte, la persona o entidad que contrata los servicios, identificada en la información de su contratación, denominada en adelante EL CLIENTE;
Ambas partes acuerdan celebrar el presente Contrato Marco de Prestación de Servicios, sujeto a las siguientes cláusulas.
SEGUNDA. OBJETO DEL CONTRATO
EL PROVEEDOR prestará a EL CLIENTE los servicios tecnológicos, comerciales, técnicos, administrativos o contables expresamente contratados mediante una propuesta comercial, orden de servicio o anexo debidamente aceptado.
Los servicios disponibles podrán comprender:
• Comercialización, renovación y gestión de licencias QuickBooks Online y QuickBooks Enterprise.
• Licenciamiento y utilización de Facturador Plus.
• Servicios relacionados con Planillas Plus.
• Servicios relacionados con POS Plus.
• Implementación y parametrización de sistemas.
• Migración e integración de información.
• Soporte técnico y mantenimiento.
• Capacitaciones y consultorías.
• Desarrollo de funcionalidades e integraciones personalizadas.
• Servicios de contabilidad, conciliación y asesoría tributaria.
• Otros servicios expresamente definidos por las partes.
La suscripción de este contrato no implica la contratación automática de todos los servicios enumerados.
EL PROVEEDOR únicamente estará obligado a entregar las funcionalidades, actividades, horas, productos y servicios detallados en los anexos comerciales correspondientes.
Cualquier actividad no incluida expresamente podrá presupuestarse por separado.
TERCERA. ALCANCE Y CONDICIONES DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS
EL PROVEEDOR dispone de diferentes servicios, productos, licencias, planes y paquetes comerciales, cuyas características, funcionalidades, restricciones, condiciones de uso y niveles de atención se encuentran previamente definidos en sus respectivas descripciones comerciales y técnicas.
EL CLIENTE reconoce y acepta que los servicios contratados se prestarán de conformidad con las condiciones correspondientes al plan, producto o paquete seleccionado y aceptado al momento de la contratación.
Para identificar el alcance de las obligaciones asumidas por EL PROVEEDOR, se considerarán las siguientes condiciones:
a. Servicios y funcionalidades: Cada plan comprende únicamente las funciones, herramientas, características y servicios definidos para su categoría o modalidad de contratación.
b. Limitaciones del servicio: La cantidad de usuarios, empresas, establecimientos, documentos, almacenamiento, integraciones y demás capacidades estará sujeta a las características del plan contratado.
c. Soporte técnico: La disponibilidad, los canales de atención, los horarios y los niveles de soporte corresponderán a las condiciones establecidas para cada servicio o plan.
d. Precios y facturación: Los montos, impuestos, condiciones de pago y periodicidad de facturación serán los establecidos en la cotización, propuesta comercial, orden de servicio o documento de contratación aceptado por EL CLIENTE.
e. Garantías: Las garantías se aplicarán de conformidad con la naturaleza del servicio contratado, las condiciones específicas comunicadas al cliente y la legislación vigente.
f. Requisitos técnicos: EL CLIENTE deberá cumplir los requisitos de funcionamiento, compatibilidad, conectividad y demás condiciones técnicas previamente informadas que correspondan al servicio.
g. Servicios adicionales: Cualquier funcionalidad, ampliación, capacitación, implementación, integración, desarrollo, asistencia o actividad que no forme parte del plan contratado podrá ser cotizada y facturada por separado, previa aceptación de EL CLIENTE.
h. Vigencia y renovación: Los servicios se encontrarán sujetos a los periodos de contratación, renovación y terminación establecidos en sus respectivas condiciones comerciales.
EL PROVEEDOR no estará obligado a brindar gratuitamente servicios, funcionalidades, capacidades o beneficios que no estén incluidos en el plan contratado, salvo aquellos que deban proporcionarse en cumplimiento de las garantías, obligaciones contractuales y disposiciones legales aplicables.
Las características de los planes podrán actualizarse por razones comerciales, técnicas u operativas. Sin embargo, cualquier modificación que afecte condiciones esenciales de servicios vigentes deberá comunicarse oportunamente y aplicarse respetando los derechos adquiridos, acuerdos existentes y normativa correspondiente.
Las condiciones de cada servicio o plan deberán mantenerse disponibles para consulta de EL CLIENTE y quedar identificadas mediante la versión vigente al momento de su contratación.
En caso de discrepancia entre las condiciones generales del presente contrato y las condiciones particulares expresamente aceptadas, prevalecerán estas últimas respecto del servicio específico, siempre que no contravengan disposiciones legales imperativas.
CUARTA. PRECIOS Y MODIFICACIONES TARIFARIAS
EL CLIENTE acepta pagar los precios establecidos por EL PROVEEDOR para los servicios, licencias, suscripciones, productos y planes contratados, de conformidad con las condiciones comerciales aceptadas.
EL CLIENTE reconoce que los precios de los servicios podrán experimentar variaciones durante la relación contractual, debido a cambios en los costos de operación, licenciamiento, infraestructura tecnológica, proveedores externos, tipo de cambio, impuestos y demás factores que incidan directamente en el costo de prestación.
EL PROVEEDOR podrá aplicar ajustes tarifarios automáticos sin necesidad de notificación individual previa ni autorización adicional de EL CLIENTE, exclusivamente cuando dichos ajustes respondan a fórmulas, tarifas variables o mecanismos de actualización objetivos, expresamente definidos y aceptados desde la contratación.
Entre estos mecanismos podrán incluirse:
a. Variaciones en el tipo de cambio, cuando el servicio se encuentre denominado en moneda extranjera y se haya establecido previamente el método de conversión.
b. Modificaciones en los impuestos legalmente aplicables.
c. Incrementos en el consumo de recursos, almacenamiento, documentos, transacciones o usuarios, conforme a las tarifas unitarias previamente aceptadas.
d. Actualizaciones periódicas calculadas mediante índices o fórmulas objetivas previamente establecidos.
e. Ajustes de licencias de terceros cuando el contrato incorpore expresamente un mecanismo verificable para calcular su variación.
Los incrementos que no estén comprendidos en estos mecanismos deberán tramitarse conforme a las condiciones de modificación y renovación aplicables.
EL PROVEEDOR podrá establecer libremente nuevas tarifas para futuras contrataciones y ofrecer la renovación de los servicios existentes conforme a su lista de precios actualizada, respetando los periodos y condiciones de precio previamente comprometidos.
Los servicios adicionales, ampliaciones de funcionalidades y modificaciones del alcance contratado podrán generar cargos adicionales, previa aceptación comercial de EL CLIENTE.
Ninguna disposición de esta cláusula permitirá aplicar aumentos arbitrarios o retroactivos ni desconocer derechos irrenunciables establecidos por la legislación costarricense.
QUINTA. FACTURACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO
EL CLIENTE se obliga a cancelar oportunamente los montos correspondientes a los servicios, licencias, suscripciones, implementaciones, consultorías y demás productos contratados con MONDRAGÓN & ASOCIADOS S.A., en adelante EL PROVEEDOR, conforme a las siguientes condiciones:
5.1. Pago inicial de suscripciones y servicios
Toda nueva contratación de servicios, licencias o suscripciones deberá ser cancelada en su totalidad y por adelantado, antes de proceder con su activación, habilitación o prestación.
EL PROVEEDOR no estará obligado a activar nuevas suscripciones, habilitar licencias ni iniciar servicios cuya cancelación anticipada no haya sido efectivamente recibida y verificada.
5.2. Plazo de crédito para suscripciones recurrentes
A partir del segundo pago de una suscripción habitual, EL CLIENTE dispondrá de un plazo máximo de ocho (8) días naturales, contados a partir de la fecha de emisión de la factura correspondiente, para efectuar su cancelación.
Este beneficio de crédito aplicará exclusivamente a las suscripciones recurrentes autorizadas por EL PROVEEDOR y no se extenderá automáticamente a servicios adicionales, consultorías, implementaciones, capacitaciones o nuevas contrataciones.
El plazo de crédito otorgado no modifica la obligación de pago ni constituye una autorización para mantener saldos vencidos.
5.3. Pago anticipado de consultorías y servicios adicionales
Los servicios de consultoría, capacitación, implementación, configuración, soporte extraordinario, desarrollo de funcionalidades, integraciones y cualquier servicio adicional contratado deberán cancelarse en su totalidad y por adelantado.
EL PROVEEDOR podrá condicionar el inicio, programación o ejecución de dichos servicios a la confirmación efectiva del pago.
Los trabajos adicionales no se considerarán incluidos dentro de las suscripciones habituales, salvo que se establezca expresamente lo contrario en las condiciones del plan contratado.
5.4. Medios de pago autorizados
EL CLIENTE deberá efectuar los pagos mediante los medios oficialmente habilitados por EL PROVEEDOR, los cuales podrán incluir:
a. Tarjetas de crédito o débito mediante plataformas de pago electrónico autorizadas.
b. Transferencias o depósitos bancarios a las cuentas oficialmente designadas por EL PROVEEDOR.
c. Otros medios de pago electrónicos que EL PROVEEDOR incorpore a sus procesos comerciales.
EL PROVEEDOR podrá establecer la plataforma de pago electrónico como medio ordinario de cobro para las suscripciones y servicios recurrentes, informando las instrucciones necesarias para su utilización.
Los pagos se considerarán realizados cuando los fondos hayan sido efectivamente acreditados o confirmados por el procesador de pagos correspondiente.
EL CLIENTE será responsable de mantener actualizada y habilitada la información del medio de pago utilizado.
El rechazo de una tarjeta, la insuficiencia de fondos, el vencimiento del medio de pago o cualquier situación que impida procesar el cobro no eximirá a EL CLIENTE de cumplir oportunamente con sus obligaciones.
5.5. Incumplimiento de pago y suspensión automática de servicios
El incumplimiento de cualquiera de los plazos de pago establecidos constituirá mora a partir del día siguiente al vencimiento de la obligación.
Cuando no se reciba el pago dentro del plazo correspondiente, EL PROVEEDOR quedará facultado para suspender automáticamente la prestación de los servicios contractualmente suspendibles, sin necesidad de conceder un plazo adicional de gracia o efectuar un nuevo requerimiento de pago, siempre que la suspensión sea legalmente procedente.
EL CLIENTE reconoce y acepta expresamente esta condición desde la contratación.
La suspensión podrá comprender, según la naturaleza del servicio:
a. Acceso a plataformas o funcionalidades administradas directamente por EL PROVEEDOR.
b. Servicios de soporte técnico y mantenimiento.
c. Renovaciones de licencias y suscripciones.
d. Servicios de consultoría, capacitación e implementación pendientes.
e. Integraciones, desarrollos y demás prestaciones adicionales.
La suspensión no implicará la eliminación automática de la información propiedad de EL CLIENTE ni la restricción de derechos de acceso que deban garantizarse por ley.
EL PROVEEDOR no estará obligado a continuar prestando servicios suspendibles durante el periodo de mora, sin perjuicio de las obligaciones legales que deban mantenerse.
La suspensión del servicio no extinguirá los montos pendientes de pago ni las demás obligaciones contractuales previamente adquiridas.
5.6. Reactivación de servicios suspendidos
Para solicitar la reactivación de los servicios suspendidos por falta de pago, EL CLIENTE deberá cancelar la totalidad de los saldos vencidos y los intereses moratorios legalmente procedentes.
Una vez confirmado el pago, EL PROVEEDOR gestionará la reactivación dentro de los plazos técnicos razonables correspondientes a cada plataforma o servicio.
Cuando la reactivación dependa de licencias, proveedores externos o procedimientos técnicos adicionales, estará sujeta a las condiciones aplicables.
5.7. Intereses moratorios
Los saldos vencidos devengarán intereses moratorios a partir del día siguiente a su vencimiento, calculados sobre el monto principal pendiente de pago.
Para las obligaciones mercantiles a las que resulte aplicable el artículo 497 del Código de Comercio de Costa Rica, se utilizará como tasa moratoria anual la tasa de interés legal correspondiente a la moneda de la obligación:
a. Obligaciones en colones costarricenses: la tasa básica pasiva del Banco Central de Costa Rica.
b. Obligaciones en dólares estadounidenses: la tasa preferencial prime rate de referencia contemplada en la normativa mercantil.
La tasa aplicable se determinará conforme a la referencia legal vigente durante el periodo de mora y respetará cualquier disposición imperativa que corresponda a la relación contractual.
Los intereses se calcularán de manera simple, proporcional a los días naturales de atraso, sin capitalización automática.
5.8. Licencias y suscripciones de terceros
Cuando EL CLIENTE contrate licencias o suscripciones de fabricantes externos, incluyendo QuickBooks u otros productos comercializados por EL PROVEEDOR, la cancelación, renovación, desactivación y posibilidad de reembolso estarán sujetas a las condiciones del fabricante y a los derechos legales aplicables.
Cuando EL PROVEEDOR haya realizado el pago de una licencia al fabricante y esta no admita devolución, EL CLIENTE no tendrá derecho automático a recuperar el importe correspondiente únicamente por solicitar la cancelación anticipada.
Esta disposición no limitará los derechos de EL CLIENTE cuando exista un incumplimiento atribuible a EL PROVEEDOR o cuando legalmente corresponda efectuar una devolución.
5.9. Reclamos y discrepancias de facturación
Cualquier discrepancia relacionada con facturas, cobros, montos, servicios contratados o pagos realizados deberá comunicarse formalmente al correo electrónico info@mondragonplus.com con copia a christian@mondragonplus.com, magdalena@mondragonplus.com , indicando el número de factura y una descripción del motivo del reclamo.
EL PROVEEDOR procederá con la revisión correspondiente y comunicará el resultado de acuerdo con la naturaleza de la consulta.
La presentación de un reclamo no eximirá a EL CLIENTE del pago oportuno de otras facturas, servicios o montos vencidos que no sean objeto de controversia.
Cuando exista un reclamo razonablemente fundamentado sobre un cargo específico, este será revisado sin perjuicio de los derechos legales que correspondan a las partes.
5.10. Obligaciones de pago
EL CLIENTE reconoce que los servicios contratados generan obligaciones económicas de cumplimiento obligatorio durante los periodos de contratación correspondientes.
La falta de utilización voluntaria del servicio, la ausencia de actividad comercial, la no emisión de documentos o la decisión de no utilizar temporalmente una licencia no eximirán automáticamente del pago de suscripciones vigentes.
Las obligaciones de pago finalizarán conforme a las condiciones de terminación o no renovaciones establecidas contractualmente, sin perjuicio de los derechos legales aplicables.
SEXTA. SUSPENSIÓN POR FALTA DE PAGO
EL CLIENTE reconoce y acepta expresamente que el pago oportuno constituye una condición esencial para la continuidad de los servicios contratados.
En caso de incumplimiento de los plazos de pago establecidos en la cláusula QUINTA del presente contrato, EL PROVEEDOR tendrá derecho a suspender automáticamente los servicios contratados que sean legal y contractualmente suspendibles, a partir del día siguiente al vencimiento de la factura, sin necesidad de efectuar recordatorios, requerimientos de pago, notificaciones individuales adicionales ni conceder plazos de gracia.
Esta condición se considera expresamente conocida y aceptada por EL CLIENTE desde la formalización del contrato.
6.1. Servicios sujetos a suspensión
La suspensión por falta de pago podrá comprender, según la naturaleza del servicio contratado:
a. Acceso y utilización de plataformas, sistemas y aplicaciones administrados directamente por EL PROVEEDOR, incluyendo Facturador Plus, Planillas Plus, POS Plus y otras soluciones propias.
b. Prestación de servicios de soporte técnico, mantenimiento, asistencia y atención de incidencias que no deban mantenerse por una obligación legal independiente.
c. Servicios de consultoría, capacitación, implementación, configuración, migración y desarrollo de software.
d. Renovación, gestión y mantenimiento de licencias o suscripciones comercializadas por EL PROVEEDOR, conforme a las condiciones aplicables de sus respectivos fabricantes.
e. Servicios contables, administrativos y demás prestaciones profesionales contratadas, respetando las obligaciones legales y profesionales que deban cumplirse durante la suspensión.
f. Cualquier otro servicio cuya prestación dependa del cumplimiento de las obligaciones de pago de EL CLIENTE.
6.2. Suspensión y acceso a la información
La suspensión podrá comprender la deshabilitación temporal de funcionalidades operativas, transacciones, emisión de documentos, procesamiento de información, integraciones y demás funciones asociadas a los servicios suspendidos.
EL CLIENTE reconoce que la falta de pago podrá impedir temporalmente la utilización ordinaria del servicio.
No obstante, la suspensión no autorizará a EL PROVEEDOR a apropiarse, eliminar injustificadamente, retener ilícitamente o utilizar indebidamente información propiedad de EL CLIENTE.
El acceso, consulta, conservación, exportación y recuperación de información durante la suspensión se regirán por las condiciones técnicas del servicio y las obligaciones legales aplicables.
6.3. Consecuencias de la suspensión
EL CLIENTE será responsable de las consecuencias directamente derivadas de su incumplimiento de pago, en la medida en que estas no sean atribuibles a actuaciones u omisiones de EL PROVEEDOR.
EL PROVEEDOR no estará obligado a continuar ejecutando prestaciones válidamente suspendidas mientras subsista el incumplimiento.
La suspensión no constituirá por sí misma la terminación definitiva del contrato ni extinguirá las obligaciones económicas previamente adquiridas.
6.4. Reactivación del servicio
Para gestionar la reactivación de los servicios suspendidos, EL CLIENTE deberá cancelar la totalidad de los saldos vencidos y los intereses moratorios legalmente procedentes.
Una vez confirmado el pago, EL PROVEEDOR procederá a gestionar la reactivación del servicio conforme a los procedimientos técnicos y operativos correspondientes.
La reactivación podrá depender de la disponibilidad de plataformas externas, fabricantes, licencias o infraestructura tecnológica.
Si la suspensión ocasiona la necesidad de realizar trabajos extraordinarios de reinstalación, recuperación, configuración o rehabilitación, estos podrán generar cargos adicionales cuando hayan sido previamente informados y aceptados por EL CLIENTE.
6.5. Obligaciones pendientes
La suspensión del servicio no eximirá a EL CLIENTE del cumplimiento de las obligaciones de pago adquiridas con anterioridad.
Los montos vencidos continuarán siendo exigibles, junto con los intereses moratorios legalmente aplicables.
La terminación definitiva de la relación contractual, cuando corresponda, se regirá por las condiciones establecidas en la cláusula de terminación del presente contrato.
6.6. Aceptación expresa
Mediante la aceptación del presente documento, EL CLIENTE manifiesta conocer y aceptar que el incumplimiento de los plazos de pago podrá ocasionar la suspensión automática de los servicios correspondientes, sin que EL PROVEEDOR deba realizar gestiones administrativas individuales de cobro antes de aplicar dicha suspensión, salvo que una disposición legal imperativa exija un procedimiento diferente.
SÉPTIMA. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE
EL CLIENTE se obliga a:
• Suministrar información completa, veraz, actualizada y oportuna.
• Proporcionar los accesos y autorizaciones necesarios.
• Mantener equipos, redes y sistemas compatibles con los requisitos informados.
• Utilizar el software de acuerdo con su documentación y funcionalidades autorizadas.
• Designar responsables internos de configuración y validación.
• Revisar y aprobar información contable, tributaria y operativa cuando le corresponda.
• Proteger sus credenciales de acceso.
• Informar inmediatamente sobre accesos no autorizados o incidentes relevantes.
• No modificar componentes técnicos restringidos sin autorización.
• Mantener respaldos bajo su responsabilidad cuando así lo establezca el servicio.
• Cumplir los requisitos legales propios de su actividad económica.
• Pagar oportunamente los servicios contratados.
Cuando un error tenga origen comprobable en información incorrecta, incompleta o tardía proporcionada por EL CLIENTE, la corrección podrá considerarse un servicio adicional, siempre que EL PROVEEDOR haya cumplido con sus obligaciones de validación, diligencia y advertencia profesional.
OCTAVA. RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR
EL PROVEEDOR se compromete a cumplir las siguientes obligaciones, exclusivamente dentro del alcance de los servicios y planes efectivamente contratados por EL CLIENTE:
a. Prestación de servicios: Ejecutar los servicios contratados con diligencia profesional, utilizando personal con los conocimientos y competencias necesarios, de acuerdo con la naturaleza del servicio.
b. Funcionalidades y servicios incluidos: Proporcionar las funcionalidades, herramientas, accesos, asistencia y demás prestaciones expresamente contempladas en el producto, servicio o plan contratado, conforme a sus características y condiciones comerciales.
c. Condiciones y limitaciones técnicas: Prestar los servicios conforme a las características, requisitos de funcionamiento, compatibilidades y limitaciones técnicas propias de cada sistema, plataforma o plan contratado.
EL CLIENTE reconoce que determinadas funcionalidades pueden depender de factores externos, incluyendo fabricantes de software, proveedores de internet, plataformas tecnológicas, servicios gubernamentales e integraciones de terceros.
EL PROVEEDOR informará las restricciones técnicas conocidas que resulten esenciales para la contratación o utilización del servicio, sin que ello implique la obligación de comunicar individualmente cada modificación operativa o técnica que no afecte sustancialmente las condiciones contratadas.
d. Confidencialidad: Mantener la confidencialidad de la información de EL CLIENTE a la que tenga acceso con motivo de la prestación de los servicios, utilizando dicha información exclusivamente para los fines contractuales, autorizados o legalmente permitidos.
e. Seguridad de la información: Implementar las medidas técnicas y organizativas que correspondan a las obligaciones asumidas por EL PROVEEDOR y a la legislación aplicable, considerando la naturaleza de la información, los sistemas utilizados y los riesgos asociados.
EL PROVEEDOR será responsable de las medidas de seguridad que legal o contractualmente le correspondan, sin asumir automáticamente la responsabilidad por incidentes originados exclusivamente en sistemas, equipos, credenciales, redes o servicios administrados por EL CLIENTE o terceros, salvo que exista incumplimiento imputable a EL PROVEEDOR.
f. Cumplimiento legal: Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables a los servicios efectivamente prestados por EL PROVEEDOR, sin asumir las obligaciones tributarias, laborales, contables o administrativas que legalmente correspondan a EL CLIENTE, salvo aquellas expresamente contratadas.
g. Atención de incidencias: Atender las solicitudes e incidencias técnicas comprendidas dentro del alcance del servicio o plan contratado, conforme a los horarios, canales y condiciones de soporte establecidos.
h. Garantía de los servicios: Corregir los defectos de funcionamiento, configuración, implementación o ejecución que resulten comprobablemente atribuibles a EL PROVEEDOR y estén comprendidos dentro de las garantías contractuales o legales aplicables.
Limitación del alcance de las obligaciones
Las obligaciones de EL PROVEEDOR se encuentran limitadas al alcance de los servicios efectivamente contratados y a las responsabilidades que legalmente le correspondan.
EL PROVEEDOR no garantiza la operación ininterrumpida de sistemas o plataformas cuando existan dependencias externas, ni resultados comerciales, financieros, tributarios o administrativos que dependan de factores ajenos a su control, salvo que exista una obligación específica de resultado válidamente asumida.
EL PROVEEDOR no estará obligado a realizar gratuitamente actividades, modificaciones, configuraciones, desarrollos, capacitaciones o servicios adicionales que no formen parte de la contratación, sin perjuicio de las correcciones cubiertas por garantía.
Las responsabilidades por incumplimiento, prestación defectuosa o negligencia se determinarán conforme a las condiciones contractuales y la legislación vigente.
NOVENA. GARANTÍA GENERAL DE LOS SERVICIOS
9.1. Alcance general de la garantía
EL PROVEEDOR garantiza que los servicios contratados serán prestados con diligencia profesional y de conformidad con las características, funcionalidades, condiciones técnicas y alcances correspondientes al servicio o plan contratado, así como con las disposiciones legales aplicables.
La garantía comprenderá los defectos, errores o incumplimientos que resulten atribuibles a EL PROVEEDOR, previa evaluación técnica o profesional de las circunstancias que los originaron.
La existencia de una incidencia, diferencia de información, resultado inesperado o inconformidad manifestada por EL CLIENTE no constituirá, por sí sola, prueba de un incumplimiento atribuible a EL PROVEEDOR.
9.2. Situaciones cubiertas por garantía
La garantía comprenderá, según la naturaleza del servicio contratado:
a. Errores de configuración: Defectos en configuraciones realizadas directamente por personal autorizado de EL PROVEEDOR, cuando se determine mediante registros, documentación, pruebas técnicas u otros elementos verificables que el error tuvo origen en su intervención.
b. Errores de programación: Defectos en funcionalidades desarrolladas directamente por EL PROVEEDOR que impidan su funcionamiento conforme a las especificaciones contratadas, siempre que no hayan sido ocasionados por modificaciones externas, uso indebido u otras causas ajenas a su responsabilidad.
c. Incumplimiento de especificaciones: Incumplimientos comprobados respecto de las funcionalidades, características técnicas o entregables expresamente incluidos en el servicio contratado.
d. Errores de implementación o migración: Defectos atribuibles directamente a los procedimientos de implementación, parametrización, transformación o migración ejecutados por EL PROVEEDOR, cuando su origen pueda determinarse mediante registros, pruebas, documentación o evidencia técnica disponible.
e. Errores en servicios contables: Errores en registros, cálculos, conciliaciones, declaraciones o entregables contables que hayan sido realizados directamente por EL PROVEEDOR y cuya causa sea atribuible a un incumplimiento de sus obligaciones profesionales, siempre que EL CLIENTE haya suministrado oportunamente la información necesaria, completa y correcta, sin perjuicio de los deberes de revisión que correspondan a EL PROVEEDOR.
f. Deficiencias en soporte o consultoría: Incumplimientos comprobados respecto de las actividades expresamente contratadas, cuando se determine que la deficiencia fue ocasionada por actuaciones u omisiones atribuibles a EL PROVEEDOR.
9.3. Presentación y revisión de reclamos
EL CLIENTE deberá comunicar las incidencias o solicitudes de garantía mediante los canales oficiales de atención establecidos por EL PROVEEDOR.
Para facilitar su evaluación, deberá suministrar la información razonablemente disponible que permita identificar el inconveniente, incluyendo, cuando corresponda, descripciones del error, documentos, capturas de pantalla, registros, fechas, transacciones y demás elementos relacionados.
EL PROVEEDOR tendrá derecho a realizar las verificaciones técnicas o profesionales necesarias para identificar el origen del problema, determinar las circunstancias que lo ocasionaron y establecer si corresponde aplicar la garantía.
La evaluación podrá realizarse mediante revisión de registros, configuraciones, documentación, pruebas técnicas, trazabilidad de operaciones u otros mecanismos adecuados al servicio.
La ausencia de determinados registros o documentos no implicará automáticamente el rechazo de una garantía cuando existan otros medios que permitan determinar los hechos.
9.4. Correcciones cubiertas por garantía
Cuando se determine que el error es atribuible a EL PROVEEDOR y se encuentra cubierto por la garantía contractual o legal, EL PROVEEDOR realizará la corrección correspondiente sin costo adicional para EL CLIENTE.
La corrección se efectuará mediante el procedimiento técnico o profesional que resulte adecuado, dentro de los plazos legalmente exigibles y de acuerdo con la naturaleza y complejidad del defecto.
EL PROVEEDOR podrá proponer una solución técnica equivalente, siempre que esta permita cumplir las condiciones contratadas y no reduzca injustificadamente los derechos de EL CLIENTE.
La corrección gratuita no comprenderá funcionalidades nuevas, ampliaciones, configuraciones adicionales o modificaciones que excedan el alcance originalmente contratado, salvo que sean necesarias para subsanar el defecto cubierto.
9.5. Situaciones no cubiertas por garantía contractual adicional
Salvo que exista responsabilidad imputable a EL PROVEEDOR o una obligación legal aplicable, no se considerarán cubiertas por la garantía comercial las incidencias originadas exclusivamente en:
a. Información incorrecta, incompleta, desactualizada o suministrada tardíamente por EL CLIENTE.
b. Errores de digitación, registro, clasificación o procesamiento realizados por usuarios de EL CLIENTE.
c. Modificaciones de configuraciones, parámetros, datos o funcionalidades efectuadas por EL CLIENTE o terceros ajenos a EL PROVEEDOR.
d. Uso del software contrario a las instrucciones, requisitos técnicos o condiciones previamente informadas.
e. Fallos en equipos, redes, conexiones a internet, sistemas operativos o infraestructura cuya administración no corresponda a EL PROVEEDOR.
f. Interrupciones, errores o modificaciones de plataformas externas, fabricantes, entidades financieras, instituciones gubernamentales o proveedores tecnológicos, cuando no exista responsabilidad concurrente de EL PROVEEDOR.
g. Solicitudes de nuevas funcionalidades, cambios de procedimientos, personalizaciones o adaptaciones no comprendidas en los servicios contratados.
h. Problemas ocasionados por instalaciones, integraciones o programas de terceros no autorizados que afecten el funcionamiento del servicio.
Las exclusiones anteriores se aplicarán únicamente cuando exista relación causal entre la circunstancia identificada y el defecto reclamado.
9.6. Servicios fuera de garantía
Cuando la revisión determine razonablemente que el inconveniente no está cubierto por la garantía contractual o legal, EL PROVEEDOR podrá ofrecer el servicio de corrección, asistencia, configuración o recuperación mediante una cotización adicional.
Los trabajos adicionales deberán ser aceptados y pagados conforme a las condiciones comerciales establecidas en el presente contrato.
9.7. Responsabilidad por consecuencias económicas
La identificación y corrección de un defecto no implicará, por sí sola, el reconocimiento automático de responsabilidad por multas, sanciones, intereses, pérdidas económicas, lucro cesante u otros daños reclamados por EL CLIENTE.
Cualquier responsabilidad económica adicional deberá determinarse considerando el incumplimiento acreditado, el daño efectivamente sufrido, la relación causal y las disposiciones legales aplicables.
EL PROVEEDOR responderá por las consecuencias que legalmente le sean imputables, sin asumir automáticamente aquellas ocasionadas exclusivamente por actuaciones de EL CLIENTE o terceros.
9.8. Imposibilidad de corrección
Cuando un defecto cubierto por garantía no pueda ser corregido mediante los procedimientos técnicos ordinarios, EL PROVEEDOR evaluará las alternativas razonables para cumplir las obligaciones contractuales.
Cuando corresponda, podrán aplicarse los mecanismos de reparación, sustitución, resolución contractual, devolución o compensación que resulten procedentes conforme a la naturaleza del servicio y la legislación vigente.
9.9. Condiciones legales de garantía
Las disposiciones de esta cláusula regulan el procedimiento de atención y las condiciones comerciales de garantía, sin limitar los derechos irrenunciables de EL CLIENTE ni las responsabilidades que legalmente correspondan a EL PROVEEDOR.
La atención de cualquier garantía se realizará respetando la normativa costarricense aplicable.
DÉCIMA. SITUACIONES NO IMPUTABLES AL PROVEEDOR
Salvo que exista responsabilidad legal o contractual de EL PROVEEDOR, no se le atribuirán automáticamente fallos originados exclusivamente en:
a. Eliminación, alteración o manipulación de información por EL CLIENTE o terceros no autorizados.
b. Uso del software contrario a las instrucciones técnicas suministradas.
c. Fallos de conexión a internet, energía eléctrica, dispositivos o infraestructura externa ajena al servicio contratado.
d. Cambios de API, políticas o plataformas de terceros no controlados por EL PROVEEDOR.
e. Interrupciones de servicios gubernamentales, bancarios o tecnológicos externos.
f. Ataques informáticos que no deriven de incumplimientos de seguridad imputables a EL PROVEEDOR.
g. Uso de equipos o versiones no compatibles, cuando dicha incompatibilidad haya sido informada oportunamente.
h. Falta de entrega de información indispensable por EL CLIENTE.
i. Modificaciones no autorizadas realizadas por personas ajenas a EL PROVEEDOR.
j. Eventos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados.
Estas circunstancias no excluyen la obligación de EL PROVEEDOR de responder por sus propias actuaciones, omisiones o incumplimientos concurrentes.
La atención o corrección de situaciones ajenas a su responsabilidad podrá presupuestarse separadamente.
DÉCIMA PRIMERA. SOFTWARE Y LICENCIAS DE TERCEROS
EL CLIENTE reconoce y acepta que determinados productos, servicios, licencias, plataformas tecnológicas, funcionalidades e integraciones comercializados, implementados o utilizados por EL PROVEEDOR pueden depender de fabricantes, desarrolladores, distribuidores o proveedores externos.
Dichos productos y servicios estarán sujetos a las condiciones de uso, licenciamiento, disponibilidad, funcionamiento y políticas comerciales establecidas por sus respectivos titulares o proveedores.
EL PROVEEDOR no tendrá control directo sobre las decisiones comerciales, técnicas, administrativas u operativas adoptadas de manera independiente por terceros.
En consecuencia, salvo compromiso expreso o responsabilidad legal aplicable, EL PROVEEDOR no garantiza que dichos terceros mantengan indefinidamente:
a. Los mismos precios, tarifas, modalidades de cobro o condiciones de renovación.
b. Las mismas funcionalidades, herramientas, características o capacidades de sus productos y servicios.
c. La misma interfaz, presentación, estructura, diseño o experiencia de usuario.
d. La disponibilidad, continuidad o compatibilidad de integraciones con otras plataformas.
e. La disponibilidad de versiones anteriores, actualizaciones, complementos o funcionalidades descontinuadas.
f. La compatibilidad permanente con todos los equipos, dispositivos, sistemas operativos, aplicaciones o tecnologías existentes.
g. La continuidad comercial, distribución, soporte o disponibilidad de determinado producto o servicio.
h. Las mismas condiciones de acceso, almacenamiento, procesamiento de información o infraestructura tecnológica.
i. La ausencia de interrupciones, fallos técnicos, modificaciones o suspensiones originadas directamente en plataformas o servicios administrados por terceros.
Los cambios, restricciones, interrupciones o modificaciones realizados directamente por terceros no constituirán, por sí solos, un incumplimiento contractual atribuible a EL PROVEEDOR.
Cuando dichas circunstancias generen la necesidad de implementar nuevas configuraciones, migraciones, desarrollos, integraciones, capacitaciones o adaptaciones que no estén comprendidas en el servicio contratado, estas podrán ser cotizadas y facturadas por separado, previa aceptación de EL CLIENTE.
EL PROVEEDOR podrá ofrecer alternativas técnicas o comerciales cuando un producto o servicio de terceros sea modificado, restringido o descontinuado, sin que ello implique la obligación de desarrollar o suministrar gratuitamente soluciones sustitutas no contratadas.
Las responsabilidades de EL PROVEEDOR se limitarán a las obligaciones contractuales y legales que le correspondan, incluyendo aquellas relacionadas con la comercialización, implementación, configuración o soporte que haya asumido expresamente.
La presente cláusula no excluye la responsabilidad de EL PROVEEDOR por incumplimientos propios ni limita los derechos irrenunciables de EL CLIENTE establecidos en la legislación costarricense.
DÉCIMA SEGUNDA. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA E INTEGRACIONES
12.1. Alcance de los servicios
EL PROVEEDOR brindará los servicios, funcionalidades, herramientas, procesos e integraciones tecnológicas comprendidos dentro del plan o modalidad contratada por EL CLIENTE, conforme a las características, condiciones y limitaciones propias de cada servicio.
EL PROVEEDOR no estará obligado a proporcionar funcionalidades, servicios adicionales o adaptaciones que no formen parte del alcance contratado, salvo aquellas necesarias para cumplir sus obligaciones de garantía o disposiciones legales aplicables.
12.2. Responsabilidad sobre la información
EL CLIENTE será responsable de proporcionar, registrar, mantener actualizada y verificar la información necesaria para la correcta utilización de los servicios contratados, incluyendo datos administrativos, comerciales, contables, laborales, tributarios, técnicos y cualquier otra información requerida según la naturaleza del servicio.
EL PROVEEDOR no será responsable por errores o resultados incorrectos originados exclusivamente en información inexacta, incompleta, desactualizada o suministrada tardíamente por EL CLIENTE, siempre que haya cumplido con las obligaciones de revisión, validación y diligencia profesional que le correspondan.
12.3. Funcionamiento y dependencias externas
EL CLIENTE reconoce que el funcionamiento de determinados servicios podrá depender de plataformas externas, proveedores tecnológicos, fabricantes, conexiones a internet, infraestructura informática, instituciones públicas o privadas y otros sistemas ajenos al control directo de EL PROVEEDOR.
Las interrupciones, modificaciones, restricciones o fallos originados exclusivamente en dichos servicios externos no constituirán automáticamente incumplimientos atribuibles a EL PROVEEDOR.
Lo anterior no excluye las responsabilidades que EL PROVEEDOR haya asumido expresamente ni aquellas que legalmente le correspondan.
12.4. Errores, rechazos y resultados del procesamiento
Los errores, rechazos, inconsistencias, diferencias de cálculo, interrupciones o resultados inesperados que se presenten durante la utilización de los servicios deberán evaluarse considerando su origen y las condiciones del servicio contratado.
Estas situaciones podrán derivarse, entre otras causas, de:
a. Información incorrecta, incompleta o desactualizada suministrada por EL CLIENTE.
b. Configuraciones o modificaciones realizadas por usuarios o terceros ajenos a EL PROVEEDOR.
c. Incumplimiento de requisitos técnicos, administrativos o normativos correspondientes a EL CLIENTE.
d. Fallos o restricciones de sistemas y plataformas externas.
e. Problemas de conectividad, infraestructura o equipos ajenos a la administración de EL PROVEEDOR.
f. Defectos atribuibles al desarrollo, configuración, implementación o funcionamiento de componentes bajo responsabilidad de EL PROVEEDOR.
La existencia de cualquiera de estas situaciones no determinará por sí sola la responsabilidad de EL PROVEEDOR.
12.5. Evaluación y corrección de incidencias
Cuando se presente una incidencia, EL PROVEEDOR podrá realizar las revisiones técnicas o profesionales necesarias para determinar su origen, de conformidad con las condiciones de soporte y garantía aplicables.
Cuando se compruebe que el defecto es atribuible a EL PROVEEDOR y se encuentre cubierto por las obligaciones contractuales o legales de garantía, se procederá con la corrección correspondiente sin costo adicional.
Cuando la incidencia se origine exclusivamente en causas ajenas a EL PROVEEDOR, las actividades adicionales de diagnóstico, configuración, recuperación o corrección podrán ser cotizadas y facturadas conforme a las condiciones comerciales vigentes, previa aceptación de EL CLIENTE.
12.6. Modificaciones y actualizaciones
EL CLIENTE reconoce que los sistemas, plataformas, servicios e integraciones pueden experimentar modificaciones por razones técnicas, comerciales, operativas, de seguridad o por cambios en disposiciones legales y regulatorias.
EL PROVEEDOR podrá realizar actualizaciones, ajustes técnicos y mejoras comprendidos dentro de las condiciones del servicio contratado.
Cuando los cambios requieran desarrollos, integraciones, migraciones, configuraciones o funcionalidades adicionales que excedan el alcance contratado, estos podrán ser cotizados por separado, salvo que deban suministrarse como parte de las obligaciones asumidas o de las garantías legales aplicables.
12.7. Limitación de obligaciones
EL PROVEEDOR no garantiza resultados comerciales, financieros, administrativos, tributarios u operativos que dependan de información, decisiones, procedimientos o circunstancias ajenas a su control.
Asimismo, no estará obligado a garantizar la disponibilidad ininterrumpida de servicios externos sobre los cuales no ejerza control, sin perjuicio de las obligaciones específicas de disponibilidad, continuidad, seguridad o gestión que haya asumido contractualmente.
Las responsabilidades por errores, defectos o incumplimientos serán determinadas conforme a su causa, el alcance de los servicios contratados y la legislación costarricense aplicable.
DÉCIMA TERCERA. IMPLEMENTACIONES, MIGRACIONES Y CONFIGURACIONES
Antes de iniciar una implementación se establecerán los objetivos, información requerida, responsables, entregables y criterios de aceptación.
EL CLIENTE deberá revisar la información inicial, saldos contables, catálogos, inventarios, usuarios y demás datos que suministre.
EL PROVEEDOR ejecutará las actividades de configuración y migración pactadas y deberá efectuar las validaciones técnicas incluidas.
Las diferencias detectadas deberán clasificarse según su origen:
• Error en información fuente.
• Error de transformación.
• Error de importación.
• Error de parametrización.
• Modificación posterior del cliente.
• Incumplimiento de requisitos técnicos.
Los errores imputables a EL PROVEEDOR serán corregidos conforme a la garantía.
Nuevas configuraciones, migraciones adicionales, cambios de criterios o trabajos fuera del alcance inicial podrán requerir una nueva cotización.
La aprobación de una entrega no extingue las garantías legales ni los derechos relacionados con defectos ocultos.
DÉCIMA CUARTA. SERVICIOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS
Los servicios contables estarán limitados al alcance detallado en el anexo correspondiente.
EL CLIENTE se compromete a proporcionar los documentos, comprobantes, estados bancarios, autorizaciones e información necesaria dentro de las fechas acordadas.
EL PROVEEDOR se obliga a procesar y revisar la información contratada con la diligencia profesional correspondiente.
Se establecerán claramente:
• Declaraciones incluidas.
• Periodos contables atendidos.
• Fechas límite de recepción documental.
• Responsabilidad de revisión y autorización.
• Alcance de conciliaciones y registros.
• Declaraciones extraordinarias o rectificativas.
• Atención a requerimientos de autoridades.
• Responsabilidad por multas e intereses.
Cuando la causa exclusiva sea información tardía, incorrecta u omitida por EL CLIENTE, dicha consecuencia no se atribuirá automáticamente a EL PROVEEDOR.
No se garantiza la aceptación de criterios tributarios por parte de las autoridades cuando estos dependan de interpretación normativa o circunstancias ajenas al control profesional del prestador.
DÉCIMA QUINTA. PLANILLAS Y CÁLCULOS LABORALES
Cuando EL CLIENTE contrate Planillas Plus o servicios relacionados, deberá suministrar correctamente:
• Salarios.
• Jornadas laborales.
• Horas ordinarias y extraordinarias.
• Incapacidades.
• Vacaciones.
• Comisiones.
• Embargos y pensiones alimentarias.
• Deducciones autorizadas.
• Información de ingreso y salida de trabajadores.
EL PROVEEDOR será responsable de los defectos atribuibles al funcionamiento de sus módulos o a servicios profesionales efectivamente contratados.
EL CLIENTE conservará las obligaciones patronales que legalmente le correspondan, sin perjuicio de la responsabilidad de EL PROVEEDOR por sus propios incumplimientos.
Las modificaciones legales y técnicas serán atendidas según las condiciones comerciales del servicio y las obligaciones aplicables.
DÉCIMA SEXTA. SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO
16.1. Alcance del soporte técnico
EL PROVEEDOR brindará servicios de soporte técnico y mantenimiento exclusivamente sobre los productos, sistemas, plataformas, funcionalidades y servicios contratados por EL CLIENTE, de conformidad con las condiciones y alcances del plan correspondiente.
La contratación de un producto o servicio no implicará automáticamente la inclusión de soporte técnico ilimitado, asistencia personalizada, capacitaciones, configuraciones adicionales o servicios de mantenimiento no contemplados en el plan contratado.
16.2. Modalidades de atención
Los servicios de soporte podrán comprender, según las condiciones contratadas:
a. Diagnóstico y revisión de incidencias relacionadas con los servicios suministrados.
b. Asistencia técnica mediante los canales oficiales habilitados por EL PROVEEDOR.
c. Orientación sobre el funcionamiento de las herramientas y funcionalidades contratadas.
d. Revisión de configuraciones comprendidas dentro del alcance del servicio.
e. Gestión o escalamiento de incidencias cuando dependan de plataformas o proveedores externos, siempre que dicha gestión esté incluida en el servicio.
f. Mantenimiento y actualizaciones comprendidos expresamente dentro del plan contratado.
16.3. Horarios y tiempos de atención
Los servicios de soporte técnico se brindarán dentro de los horarios de atención establecidos por EL PROVEEDOR y conforme a las condiciones del plan contratado.
Los tiempos de atención y resolución podrán variar según la naturaleza, complejidad, prioridad y origen de cada incidencia.
EL CLIENTE reconoce que el tiempo de primera respuesta no constituye necesariamente un compromiso de solución inmediata.
EL PROVEEDOR no estará obligado a brindar soporte fuera de sus horarios establecidos, salvo contratación expresa de un servicio extraordinario.
16.4. Servicios sujetos a cobro adicional
Las visitas presenciales, jornadas extraordinarias, desarrollos personalizados, configuraciones adicionales, nuevas implementaciones, integraciones, capacitaciones y demás actividades que no se encuentren incluidas en el servicio contratado tendrán siempre un costo adicional.
Estos servicios deberán ser cotizados y cancelados por adelantado, conforme a las condiciones de pago establecidas en el presente contrato.
EL PROVEEDOR no estará obligado a programar ni ejecutar dichas actividades hasta que se haya confirmado el pago correspondiente.
No se considerarán servicios adicionales facturables las correcciones que EL PROVEEDOR esté legal o contractualmente obligado a realizar sin costo por concepto de garantía.
16.5. Incidencias relacionadas con terceros
Cuando una incidencia dependa de fabricantes, proveedores tecnológicos, servicios externos, infraestructura ajena o entidades públicas o privadas, EL PROVEEDOR realizará únicamente las gestiones de atención o escalamiento comprendidas dentro del servicio contratado.
EL PROVEEDOR no garantizará los tiempos de solución ni los resultados de gestiones cuya ejecución dependa exclusivamente de terceros.
16.6. Condiciones y limitaciones del soporte
EL PROVEEDOR podrá establecer procedimientos, horarios, canales oficiales y requisitos de atención, procurando una administración ordenada de las solicitudes de soporte.
EL CLIENTE deberá proporcionar la información y los accesos necesarios para efectuar los diagnósticos y revisiones correspondientes.
Las solicitudes que excedan las funcionalidades, condiciones o prestaciones del servicio contratado podrán ser tratadas como servicios adicionales sujetos a cotización y pago previo.
16.7. Garantías y responsabilidades
La prestación de soporte técnico no implicará que EL PROVEEDOR asuma automáticamente responsabilidad por cualquier incidencia presentada durante la utilización de los servicios.
Los defectos o incumplimientos atribuibles a EL PROVEEDOR se atenderán conforme a la cláusula NOVENA del presente contrato y las garantías legales aplicables.
Las intervenciones adicionales originadas exclusivamente en acciones del cliente o circunstancias ajenas a la responsabilidad de EL PROVEEDOR podrán facturarse como servicios independientes.
DÉCIMA SÉPTIMA. CAPACITACIONES Y CONSULTORÍAS
Las capacitaciones comprenderán las horas, materias y modalidad contratadas.
Se consideran actividades adicionales, salvo acuerdo distinto:
• Repetición de sesiones por inasistencia.
• Capacitaciones a nuevos colaboradores.
• Sesiones adicionales.
• Consultoría personalizada no incluida.
• Elaboración de documentación especializada.
• Modificación del programa a solicitud del cliente.
Las reprogramaciones deberán solicitarse conforme al plazo establecido en el anexo.
Antes de brindar el servicio, debe estar la factura cancelada antes.
EL PROVEEDOR garantiza la prestación diligente de la capacitación contratada, pero no puede garantizar por sí solo el nivel de aprendizaje, desempeño o aplicación posterior del conocimiento por cada participante.
DÉCIMA OCTAVA. DESARROLLOS PERSONALIZADOS
Todo desarrollo deberá contar con especificaciones, entregables, precio, plazo estimado y criterios de aceptación definidos.
Las solicitudes de modificación se documentarán mediante órdenes de cambio.
Salvo acuerdo expreso diferente, EL PROVEEDOR conservará la titularidad de sus componentes preexistentes, metodologías, bibliotecas, herramientas y código reutilizable.
La titularidad o licencia de uso de los desarrollos específicamente financiados por EL CLIENTE se definirá en el anexo.
Las modificaciones posteriores realizadas por terceros podrán afectar la garantía únicamente cuando se demuestre relación causal entre esa modificación y el defecto reclamado.
DÉCIMA NOVENA. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Ambas partes deberán proteger la información confidencial recibida durante la relación comercial.
EL PROVEEDOR utilizará la información del cliente únicamente para los fines autorizados y legalmente permitidos.
Cuando corresponda, se suscribirá un anexo de tratamiento de datos personales que defina:
• Responsabilidades de cada parte.
• Finalidades de tratamiento.
• Medidas de seguridad.
• Accesos autorizados.
• Subcontratistas.
• Transferencias de datos.
• Retención y eliminación.
• Gestión de incidentes de seguridad.
• Devolución de información al terminar el contrato.
Las partes cumplirán con la Ley N.º 8968 y demás disposiciones aplicables.
VIGÉSIMA. RESPALDOS Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
La frecuencia, alcance, almacenamiento, retención, recuperación y disponibilidad de los respaldos dependerán de las características del servicio contratado.
No se presumirá incluida una solución integral de recuperación ante desastres si esta no fue contratada.
Sin embargo, EL PROVEEDOR deberá cumplir las obligaciones de respaldo, custodia, seguridad y recuperación que asuma expresamente o que legalmente le correspondan.
VIGÉSIMA PRIMERA. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
21.1. Causales de terminación
El presente contrato podrá darse por terminado por cualquiera de las siguientes causas:
a. Vencimiento del plazo contractual, cuando no corresponda su renovación.
b. Acuerdo escrito entre ambas partes.
c. Incumplimiento sustancial de las obligaciones contractuales, conforme a las condiciones de resolución aplicables.
d. Incumplimiento de las obligaciones de pago por parte de EL CLIENTE, según las disposiciones establecidas en el presente contrato.
e. Imposibilidad legal o técnica sobrevenida que impida continuar con la prestación del servicio.
f. Incumplimientos graves de las obligaciones de confidencialidad, seguridad o uso autorizado de los servicios.
g. Las demás causas contempladas en la legislación costarricense aplicable.
21.2. Solicitud de cancelación de suscripciones
EL CLIENTE que desee cancelar una suscripción o solicitar su no renovación deberá comunicar formalmente su decisión a EL PROVEEDOR con una anticipación mínima de dos (2) meses calendario respecto de la fecha en que pretende que la cancelación produzca efectos.
Para tal efecto, EL CLIENTE deberá presentar una carta formal de cancelación, firmada por su representante legal o por una persona debidamente autorizada, en la cual se indique:
a. Nombre completo o razón social de EL CLIENTE.
b. Número de identificación física o jurídica.
c. Nombre del servicio o suscripción que desea cancelar.
d. Fecha en que solicita hacer efectiva la cancelación.
e. Nombre, identificación y firma de la persona autorizada.
La carta deberá remitirse al correo electrónico oficial info@mondragonplus.com o entregarse mediante otro canal formal que EL PROVEEDOR haya habilitado para tal fin.
21.3. Validez de las solicitudes de cancelación
Para efectos del procedimiento contractual ordinario, las solicitudes de cancelación deberán cumplir los requisitos establecidos en el apartado anterior.
Las comunicaciones verbales, llamadas telefónicas, mensajes informales o manifestaciones de intención de cancelar no constituirán, por sí solas, una solicitud formal de cancelación.
Cuando una solicitud no reúna los requisitos de identificación o autorización necesarios, EL PROVEEDOR podrá requerir su subsanación.
La recepción de una carta válida no estará condicionada a una aprobación discrecional de EL PROVEEDOR.
Lo anterior se aplicará sin perjuicio de otros medios de manifestación de voluntad legalmente válidos y de los derechos irrenunciables que correspondan a EL CLIENTE.
21.4. Plazo de preaviso y continuidad de la facturación
Durante el periodo de preaviso de dos (2) meses calendario, el servicio continuará vigente y EL CLIENTE deberá cumplir con las obligaciones de pago correspondientes.
Si EL CLIENTE solicita una fecha de cancelación que no respeta el periodo mínimo de preaviso, la terminación ordinaria podrá hacerse efectiva al finalizar dicho periodo, conforme a las condiciones de contratación y renovación aplicables.
La falta de utilización del servicio, la suspensión por mora o la decisión unilateral de dejar de realizar pagos no constituirán, por sí solas, una cancelación contractual.
21.5. Renovación de suscripciones
Las suscripciones que contemplen renovación periódica podrán mantenerse vigentes conforme a la modalidad de renovación expresamente aceptada por EL CLIENTE.
Cuando corresponda una renovación automática, EL CLIENTE deberá presentar su solicitud de no renovación dentro del plazo de preaviso establecido, siempre que dicha condición sea válida para la modalidad contratada.
Las condiciones de renovación, duración, facturación y terminación deberán haber sido informadas y aceptadas por EL CLIENTE.
21.6. Obligaciones económicas pendientes
La terminación o cancelación de los servicios no eximirá a EL CLIENTE del pago de:
a. Facturas vencidas y pendientes.
b. Servicios efectivamente prestados.
c. Periodos de suscripción exigibles conforme a las condiciones contractuales válidamente aceptadas.
d. Intereses moratorios legalmente procedentes.
e. Servicios adicionales previamente autorizados y ejecutados.
EL PROVEEDOR conservará el derecho de gestionar el cobro de las obligaciones económicas legalmente exigibles.
21.7. Cancelación por incumplimiento del proveedor
Cuando exista un incumplimiento contractual grave atribuible a EL PROVEEDOR, EL CLIENTE podrá ejercer los derechos de resolución, terminación y demás remedios que correspondan conforme al contrato y la legislación aplicable.
En tales supuestos, el plazo ordinario de preaviso no impedirá el ejercicio de derechos legales irrenunciables.
21.8. Finalización del servicio
Una vez alcanzada la fecha efectiva de terminación, EL PROVEEDOR podrá proceder con la desactivación de los servicios y funcionalidades correspondientes, respetando las obligaciones aplicables en materia de información, confidencialidad, protección de datos y condiciones de terceros.
Las solicitudes de migración, configuración o asistencia adicional relacionadas con la finalización podrán generar cargos independientes, cuando no formen parte de las obligaciones previamente asumidas por EL PROVEEDOR.
VIGÉSIMA SEGUNDA. ENTREGA DE INFORMACIÓN AL FINALIZAR
Una vez finalizada la relación contractual, se aplicará el procedimiento de devolución o exportación de información definido en el anexo del servicio.
EL PROVEEDOR respetará los derechos de EL CLIENTE sobre su información y las obligaciones legales de conservación, portabilidad o acceso que correspondan.
Las actividades técnicas extraordinarias de migración, transformación o asistencia podrán presupuestarse cuando no formen parte de las obligaciones previamente asumidas.
EL PROVEEDOR no utilizará la información del cliente como mecanismo arbitrario de presión para obtener pagos pendientes.
VIGÉSIMA CUARTA. FUERZA MAYOR Y TERCEROS
Ninguna parte responderá por incumplimientos causados directamente por acontecimientos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados, en los términos permitidos por la legislación.
La parte afectada deberá comunicar la situación oportunamente y adoptar medidas razonables para reducir sus consecuencias.
Las fallas de terceros no se considerarán automáticamente fuerza mayor ni eximirán responsabilidades que hayan sido expresamente asumidas.
VIGÉSIMA QUINTA. NOTIFICACIONES
Las partes designan los siguientes medios oficiales:
EL PROVEEDOR:
Correo: info@mondragonplus.com
EL CLIENTE:
Medios de contacto indicados en la contratación.
Las comunicaciones contractuales se remitirán a los medios designados y se considerarán recibidas según el mecanismo de notificación válido acordado.
VIGÉSIMA SEXTA. LEGISLACIÓN APLICABLE Y CONTROVERSIAS
El presente contrato se regirá por las leyes de la República de Costa Rica.
Las partes procurarán resolver sus diferencias mediante negociación directa.
Cuando sea jurídicamente procedente, podrán recurrir a mediación, conciliación u otros mecanismos de resolución de controversias.
En ausencia de acuerdo, conocerán los órganos competentes conforme a la legislación costarricense, respetando los derechos procesales irrenunciables.
VIGÉSIMA SÉPTIMA. ACEPTACIÓN
Ambas partes manifiestan haber leído, comprendido y aceptado el presente documento y sus anexos.